Кадровые агентства Москвы: «Виват Персонал»

Мы создаем команды победителей

english versionконтактыкарта сайта
 
 
 
 
Новости

Как во время проверки освободить время для дела


Меньшиков Павел


Эффективно управлять рабочим временем лучше всего начинать еще до начала проверки. В этом может помочь заполнение специальной таблицы — назовем ее «Годовой бюджет рабочего времени». Причем не только руководителю финансовой службы, но и всем ее сотрудникам. Ежедневные задачи записываем в графу «Часов в день», еженедельные — в графу «Часов в неделю» и т. д. Затем все цифры приводим в сопоставимый вид — ежедневные задачи умножаются на количество рабочих дней в году, еженедельные — на количество рабочих недель.


Пример заполнения таблички мы привели далее. Обратите внимание на «резерв». В эту графу мы заносим данные, которые очень сложно учесть по отдельности: это ответы на незапланированные телефонные звонки, время, которое необходимо затратить, чтобы, например, найти нужный файл или забрать документы у сотрудника. Интересно, что по подсчетам специалистов «резерв» для главного бухгалтера должен составлять не менее 40 процентов рабочего дня (то есть минимум три часа), а для рядового сотрудника — не менее 10.


Обратите внимание: нормативное количество рабочих часов — 1986 (в 2007 году из расчета 40-часовой рабочей недели отпуск принят в размере 20 рабочих дней в году). При этом на практике после отражения своих «временных» бюджетов главные бухгалтеры обычно получают цифру и 2500, 3000 и даже 3500 часов, и зачастую даже без отпуска и резерва на «разное». Неудивительно, что налоговая проверка в таких условиях превращается в аврал.



Создаем резервы времени



Посмотрев внимательнее на составленную таблицу, можно выделить то время, которое сейчас расходуется неэффективно. Например, ответы на вопросы коллег отнимают два часа в день. Делегировав своим заместителям обязанности по ответам на вопросы, связанные, например, с правилами заполнения каких-либо документов, можно сэкономить 249 часов в году или более полутора месяцев (или если хотя бы сократить этот пункт до одного часа в день)! За счет создания и оперативной актуализации инструкций ­и регламентов для сотрудников компании по бухгалтерским нововведениям можно ­высвободить порядочное количество времени.


На этом этапе важно помнить, что те обязанности, которые можно делегировать, просто необходимо делегировать. Обратившись все к той же таблице «Годовой бюджет рабочего времени», несложно определить, какие операции легче всего передать подчиненным. Не стоит бояться ошибок: то, что непременно требует участия главбуха, в любом случае его не обойдет.


Например, можно частично делегировать обязанность по подписанию первичных документов. Вряд ли получится полностью исключить эту задачу из своего бюджета времени, так как главбуху необходимо сохранить контроль над текущей деятельностью компании. Но передать заместителю часть этой работы (например, подписание расходных кассовых ордеров на сумму менее, к примеру, 100 руб.) вполне возможно.


Дополнительное преимущество при прохождении налоговой проверки можно получить, обеспечив полную взаимозаменяемость сотрудников. Например, во внепроверочное время поменять на один квартал местами бухгалтера по расчетам и бухгалтера по материалам. Это позволит во время проверки переложить часть текущих неотложных функций на дублера, в то время как основной бухгалтер будет занят общением с инспекторами.



Ликвидируем главных «пожирателей» времени



Методы «борьбы» с операциями, которые ­отнимают больше всего времени при проверке, также лучше разработать еще до прихода налоговиков. Если налоговые проверки носят в компании регулярный характер и каждый раз требуется копировать все документы за проверяемый период, можно делать ксерокопии заранее, в текущем режиме. Например, перед подшиванием документов в папку. Это, конечно, приведет к необходимости использования дополнительных архивных площадей, но зато позволит существенно сэкономить время непосредственно в течение налоговой проверки. Или сам способ сшивания первички можно придумать таким, при котором было бы удобно и быстро расшивать пачку для копирования и сшивать обратно.


Учитываем опыт, полученный при проверке


Крайне желательно по итогам налоговой проверки обобщить полученные результаты. Это позволит увидеть еще не побежденных «пожирателей» времени и задействовать в будущем еще не использованные до этого резервы.


Для этого надо постараться убедить и себя, и своих сотрудников в необходимости (как бы это ни казалось нереальным) вести в течение прохождения проверки фактический учет рабочего времени. Как заинтересовать сотрудников в ведении подобного учета? Очень просто. Донести до сознания подчиненных, что цель этой работы — снизить во время следующих проверок авральный режим работы бухгалтерии.


Для начала сотрудники могут кратко записать в файл, созданный, например, на основе Word, своими словами то, чем они занимались в течение рабочего дня, главное — чтобы указывали как можно точно время выполнения тех или иных операций. И то, что это тяжело — ошибочное убеждение. Как показывает практика, краткое описание всего дня укладывается в 1000–1500 печатных знаков (примерно половина листа А4), что при достаточно неторопливой скорости печати в 100 ударов в минуту составляет всего 10–15 минут в день.


После получения информации от сотрудников задача главного бухгалтера — обобщить результаты в специально созданной для этого таблице.



Бюджет рабочего времени главного бухгалтера

Задача

Часов в день

Часов в неделю

Часов в месяц

Часов в квартал

Часов в год

Умножить на

Итого в год/часов

Подписание первичных документов

1





249

249

Оперативка у генерального директора


2




52

104

Ответы на вопросы коллег из других отделов

2





249

498

Проверка декларации по НДС



4



12

48

Чай

0,5





249

124,5

Проверка квартального отчета




8


4

32

«Резерв»

3





249

747

Отпуск





160

1

160







...

ИТОГО







1986

Что еще важно помнить тому, кто хочет «приручить» рабочее время


Олеся Войтова, бизнес-тренер международного кадрового агентства «Виват Персонал»

Запретите своим сотрудникам опаздывать


Опаздывающие сотрудники бухгалтерии, которые приходят позднее инспекторов, могут испортить все дипломатические и иные профессиональные старания руководителей финансовых служб. Главное — довести до понимания сотрудника, что спускать с рук ему такие опоздания не будут. Штрафы пусть и не всегда действуют, все же не могут быть исключены как средство наказания за опоздания. Причем не только за систематические. Регламентируйте систему, когда за каждое последующее опоздание штраф значительно вырастает, и сотрудники волей-неволей станут пунктуальнее.


Загрузите делами утро


Важные дела лучше делать сначала. Попробуйте сориентировать своих подчиненных на то, что малозначительные операции надо оставлять на вторую половину дня. Деятельную рабочую атмосферу с самого утра можно создать, исключив из привычек подчиненных долгие рассказы об утренних пробках.

Во время проверок измените порядок взаимодействия с другими службами


Назначьте на время проверки «дежурного» бухгалтера, который будет взаимодействовать с сотрудниками других подразделений компании. Можно также разослать во все отделы уведомления, что в связи с загруженностью, обусловленной проверкой, приемные часы в бухгалтерии с такого-то до такого-то часа. Постарайтесь чаще говорить «нет» докучающим вопросами работникам смежных отделов — и вы увидите, сколько времени высвободится на выполнение насущных рабочих задач.

Находите время, чтобы расслабиться


Каждый час полезно делать перерыв минут на 5–10. Позволив себе такую передышку, вы только увеличите работоспособность. А научившись распределять дела по блокам, которые будут укладываться в час, убедитесь, что такие небольшие перерывы придадут вам еще больше сил. Простые физические упражнения, наклоны головы, гимнастика для пальцев или дыхательная гимнастика также помогут вам расслабиться.


По материалам сайта "Проверка в компании"-http://www.p-v-k.ru

О компании

Новости
Наши клиенты
А вы знаете что...
Особое значение для успеха предприятия имеет решительность. Компания, располагающая меньшими средствами и меньшей долей рынка, нередко способна победить более мощного конкурента, если ее сотрудники действительно верят в свои возможности. Позиция работников часто является главным фактором успеха.
Телефон: +7(499) 579-30-40                                 Оставить заявку на подбор персонала
© 2003-2012 Виват Персонал