Кадровые агентства Москвы: «Виват Персонал»

Мы создаем команды победителей

english versionконтактыкарта сайта
 
 
 
 
Новости

Передача функций бухгалтерии сторонней компании: плюсы и минусы


Передача функций бухгалтерии сторонней компании: плюсы и минусы


Екатерина Дианова | Генеральный Директор. Международное кадровое агентство «Виват Персонал», Москва.

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии


Стоимость аутсорсинга бухгалтерских функций зависит от многих показателей — размера и оборота компании, сферы деятельности, объема работ. Стоимость полного аутсорсинга может колебаться от 10 тыс. руб. в месяц до 100 тыс. руб. и выше. При частичном аутсорсинге его стоимость колеблется от 2 тыс. руб. до 15 тыс. руб. в месяц и зависит от объема предоставляемых услуг.

По материалам автора статьи

Полный аутсорсинг выгоден небольшим компаниям, а также работающим по упрощенной системе налогообложения. В этих случаях не всегда экономически целесообразно держать бухгалтера на постоянной основе.


Говорит Генеральный Директор

Валерий Гладков | Генеральный Директор компании «ИО Менеджмент», Санкт-Петербург

Во второй раз мы передали функции бухгалтерии на аутсорсинг, когда у нас появился западный собственник. Необходимо было перевести отчетность на МСФО. К тому времени в компании работали квалифицированный главный бухгалтер и его помощница-студентка. Мы отправили главбуха на соответствующие курсы, а вопросы, связанные с трансформацией отчетности, отдали на аутсорсинг. Так работали до тех пор, пока не получили собственных квалифицированных специалистов по МСФО.


ООО «Бизнес Парк» — корпоративный центр холдинга. Основные направления деятельности холдинга — строительство, IT-технологии, консалтинг, программно-технические внедрения, туризм (всего около 20 компаний). В задачи корпоративного центра входят оказание консалтинговых услуг, бухгалтерское и юридическое обслуживание компаний холдинга. Численность сотрудников — 25 человек (общая численность сотрудников холдинга — около 200).

Иногда на аутсорсинг выгодно передать какой-либо участок бухгалтерии. Так, на одном из наших предприятий мы доверили сторонней организации начисление зарплаты. Дело в том, что у нас много сотрудников, а штат бухгалтеров небольшой, и они не успевали оперативно работать. В итоге мы сократили расходы на аренду офиса, обслуживание программного обеспечения, дополнительные расходы по социальному пакету для сотрудников, которые работали в бухгалтерии.


ГК «Молл. Экспертиза & консалтинг» образована в 2005 году. Занимается консалтингом в сфере объектов торговой недвижимости. Бренд «Молл» объединяет три отраслевых проекта: «Молл. Экспертиза & консалтинг», ежегодную международную выставку «Молл» и журнал «Молл», специализирующийся на торговой недвижимости и сетевых технологиях. Среди заказчиков: компании «Вестер» (Калининград), ТД «Гостиный двор» (Уфа), Новая инвестиционная компания (Сочи), «Татнефть» (Казань). С аутсорсинговой компанией работает с начала 2006 года.

В двух наших компаниях из-за небольшого объема операций позиции бухгалтера отсутствуют: эти функции выполняются бухгалтерской компанией дистанционно. Два других юридических лица, входящих в ГК, работают с той же бухгалтерской фирмой, но передали ей на аутсорсинг лишь функции главного бухгалтера (сотрудник постоянно находится в офисе компании). Отдавать на аутсорсинг подготовку некоторых бухгалтерских документов (счетов, актов) не стали, так как для нас очень важна оперативность решения этих вопросов. На таких участках работают штатные сотрудники. Опыт подобного взаимодействия с аутсорсинговой компанией начался после того, как после трех лет работы от нас неожиданно ушел штатный главбух.


Компания Naumen — российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Создана в 2001 году. Среди клиентов — операторы связи, банки, финансовые группы, металлургические предприятия, компании тяжелой промышленности, торгово-производственные холдинги, государственные предприятия. Штат — 230 человек.

Необходимость отдавать на аутсорсинг функции бухгалтерии сложилась в нашей компании в процессе ее развития: мы выросли из небольшой организации в компанию средних масштабов. Сейчас в своей работе используем смешанный вариант — простые ежедневные операции осуществляют внутренние бухгалтеры, а сложные бухгалтерские вопросы решают внешние. Так, с начислением заработной платы справляются внутренние бухгалтеры, а разработка схемы поставки продукции в другое государство внутренним бухгалтерам уже не под силу из-за ограниченности их опыта. Поэтому в этом случае мы привлекаем внешних консультантов.


Аудиторская фирма «Аудит-Классик» образована в 1996 году. Лидер Уральского региона по общему аудиту, входит в первую пятерку по налоговому консалтингу, стратегическому планированию и финансовому управлению (данные аналитического центра журнала «Эксперт-Урал»). В числе клиентов: ОАО «Комбинат «Магнезит», ОАО «Макфа», ФГУП «Усть-Катавский вагоностроительный завод», ОАО «Челябинский трубопрокатный завод». Численность сотрудников — около 80 человек. Выручка от реализации услуг за 2006 год составила 45 млн руб. В настоящее время аутсорсингом бухгалтерии АФ «Аудит-Классик» не занимается, но проводит аудит у клиентов, передавших ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг.

Аутсорсинг хорош для новых предприятий, деятельность которых представляет собой набор типовых хозяйственных операций, а также для небольших действующих компаний, которые также не имеют специфичных операций. Обычно они занимаются такими видами деятельности, как оптовая торговля, сдача имущества в аренду, оказание услуг.


Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Плюсы. Во-первых, экономия денег. Так, благодаря аутсорсингу наша компания экономит около 50% затрат, связанных с содержанием штатной бухгалтерии: ведь у нас нет необходимости оплачивать бухгалтерам отпуска и больничные, повышать квалификацию специалистов. Уменьшение расходов также идет за счет снижения административной нагрузки (организации рабочего места и административных расходов). Во-вторых, экономия времени. Ни мне, ни моим заместителям не надо постоянно следить за изменениями в законодательстве: аутсорсинговая компания сообщает мне о наиболее значимых изменениях.


ООО «ВВ-Аудит» создано в 2007 году, занимается бухгалтерским аутсорсингом. Клиенты компании работают в таких отраслях, как оптовая торговля, автозаправочный бизнес, различного вида услуги, в том числе услуги связи. Штат — пять человек.

При аутсорсинге нет необходимости оборудовать рабочие места для бухгалтеров, платить им зарплату, приобретать специальное программное обеспечение и литературу. Затраты при передаче бухгалтерского учета специализированной компании (если брать средние по Москве цены) составляют около одной тысячи долларов США в месяц. Небольшая организация или индивидуальный предприниматель могут вообще передать свою бухгалтерию фирме-аутсорсеру за 300-500 долл. США в месяц, в зависимости от объемов обрабатываемой документации. Естественно, это приблизительные цены, которые корректируются в каждом конкретном случае.


Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва

Основной выигрыш, который мы получили, передав некоторые функции бухгалтерии на аутсорсинг, состоит в том, что теперь нам доступны специалисты высокого класса в нужный момент. Высококлассный специалист не станет заниматься рутинной работой (так он теряет квалификацию), и удержать его в штате довольно тяжело. Говорить о снижении затрат на бухгалтерию нельзя, наверное, затраты остались на том же уровне, что и при использовании штатных бухгалтеров.


Другой существенный недостаток — в том, что аутсорсинговая компания по действующему законодательству не сможет быть Вашим законным представителем в решении налоговых и других споров, если только этот пункт не прописан в договоре. Но, к сожалению, далеко не каждый аутсорсер соглашается принять на себя ответственность регулирования налоговых споров.


Татьяна Севастьянова | Генеральный Директор аудиторской фирмы «Аудит-Классик», Челябинск

Рассказывает практик

Любовь Шерышева | Финансовый директор ЗАО «Аплана Софтвер», Москва
  • Аутсорсинговая компания и Ваше предприятие изначально имеют разные цели. Вам нужны полная и достоверная бухгалтерская и налоговая отчетность и сокращение расходов на содержание бухгалтерии, тогда как им необходимо оптимизировать расходы (что может серьезно сказаться на качестве оказываемых услуг) и минимизировать риски ответственности.
  • Риск, связанный с передачей всей информации о финансово-хозяйственной деятельности другому юридическому лицу.
  • Зависимость от аутсорсинговой компании в вопросах оперативности получения информации для управленческого учета и учета по МСФО.

Чем опасен частичный аутсорсинг

Передача на аутсорсинг только части бухгалтерских функций может оказаться экономически невыгодной. Дело в том, что налоговики не позволяют уменьшать прибыль на затраты, связанные с передачей каких-либо функций на сторону, если в штате компании есть сотрудник, отвечающий за них. К примеру, аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 05.04.2007 №03-03-06/1/222. Избежать подобных проблем можно, если подробно расписать должностные обязанности штатных бухгалтеров и функции аутсорсинговой компании: пересекаться они не должны. Эту работу могут сделать юристы совместно с Вашими сотрудниками бухгалтерии.

По материалам автора статьи

  1. Пункт о неразглашении служебной и коммерческой тайны Вашего предприятия.
  2. Пункт, в котором будет предусмотрена ответственность аутсорсинговой компании. Например, за достоверность бухгалтерского учета, нарушение требований (включая уклонение от ведения бухгалтерского учета), несоблюдение сроков представления отчетности. Конечно, чтобы грамотно составить этот пункт договора, Вам понадобится хороший юрист.
  3. Обязательно включите в договор пункт, в котором будет зафиксировано, что если Вашей компании будет причинен ущерб по вине аутсорсера (и это будет доказано), то последний должен будет его возместить.
  4. Обязанности сторон. Нужно наиболее полно отразить объем бухгалтерских услуг, которые Вы отдаете на аутсорсинг, а также включить сюда перечень передаваемых Вашей компанией документов. Допустим, Вашу компанию решили оштрафовать за невыплату зарплаты. Если у Вас на руках будет опись документов, подтверждающая, что Вы передали аутсорсинговой фирме все необходимые бумаги (ведомости и прочее), то сумма данного штрафа должна будет выплачиваться аутсорсинговой компанией.

Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва

Экспертное мнение

Не стоит слишком полагаться на пункт договора об ответственности аутсорсинговой компании. Прежде чем вообще заключать договор, я бы настоятельно рекомендовала Вашему юристу ознакомиться с бухгалтерской отчетностью фирмы, которую Вы берете на аутсорсинг. Дело в том, что ответственность, закрепленная в договоре, очень часто не подкрепляется наличием у компании активов. И ответственность аутсорсера становится очередным мифом, а руководитель оказывается не защищенным от штрафов и другой ответственности (в том числе и от уголовной) за ошибки в бухгалтерском учете.


Компания «Viv Актив» создана в 2005 году, занимается кадровым и управленческим консультированием, разработкой и проведением тренингов. С самого начала своего существования компания отдала бухгалтерию на аутсорсинг по причине сравнительно небольшого объема бухгалтерских операций и наличия вместе с темсложных и неоднозначных с точки зрения бух-учета контрактов, связанных, например, с расчетами с иностранными партнерами и клиентами, возвратом НДС и т. д. Для корректного проведения такого рода дел присутствие высококвалифицированного бухгалтера необходимо.

Проследите, чтобы договор содержал пункт об ответственности внешней бухгалтерии за следующие действия:

Например, у нас в договоре записано, что аутсорсинговая компания полностью компенсирует штрафы за несвоевременную сдачу отчетности и ошибки в учете.


Экспертное мнение

Юрий Наймушин | Руководитель отдела аудита и сопутствующих услуг аудиторской компании «Знать», Санкт-Петербург
  • первичные документы, переданные Вашими сотрудниками, содержали недостоверную информацию;
  • первичные документы были представлены несвоевременно;
  • все расчеты компанией-аутсорсером были представлены вовремя, но Ваши подчиненные перечислили налоги в бюджет с опозданием;
  • должностные лица Вашей компании, совершая операции, нарушили законодательство (например, превысили лимит расчетов наличными, нарушили порядок ведения кассовых операций).

Обратная сторона аутсорсинга
  1. Формальное исполнение обязанностей. Отчетность, подготовленная аутсорсером, — лишь формальное исполнение обязательств перед налоговой инспекцией, в то время как изначально перед бухгалтерским учетом ставятся другие задачи. Так, в текущем режиме бухгалтер должен проверять законность хозяйственных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Аутсорсинговые компании не всегда это делают. Кроме того, неглубокое погружение в специфику деятельности предприятия, тонкости той или иной хозяйственной операции приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках.
  2. Низкое качество подготовки первичных документов. Здесь опять-таки необходима высокая степень понимания совершаемых предприятием хозяйственных операций: один и тот же документ можно по-разному квалифицировать и отразить в бухгалтерском учете.
  3. Отсутствие оперативной управленческой информации. Как правило, в ситуации передачи бухгалтерских функций сторонней компании ее сотрудники готовят лишь стандартную бухгалтерскую отчетность с периодичностью в лучшем случае раз в месяц. Но определенная оперативная информация нужна руководителю каждый день.

По материалам Татьяны Севастьяновой

Обязательно обращайте внимание на то, есть ли у аутсорсинговой компании страховка профессиональной ответственности. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у компании и достаточна ли страховая сумма. Некоторые фирмы могут сотрудничать только с мелкими или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы.

  • В аутсорсинге бухгалтерии важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Потому немаловажными показателями являются возраст и репутация компании.
  • Представители серьезной аутсорсинговой фирмы не возьмутся рассчитывать предварительную стоимость услуг по телефону, а будут настаивать на личной встрече с руководством: слишком много факторов влияют на цену заказа.
  • При выборе аутсорсинговой компании Вам предложат прайс-лист с перечнем услуг, оказываемых бухгалтерией. В этот прайс-лист могут включаться и те услуги, за которые аутсорсинговая компания несет ответственность (финансовую). Чем выше ответственность, тем выше цена.

Мария Гурова | Генеральный Директор ГК «Молл. Экспертиза & консалтинг», Москва

Рассказывает практик

Алевтина Будник | Заместитель Генерального Директора по экономике и финансам компании «Центурион Групп», Москва
  • стоимость услуг;
  • сроки исполнения заказа;
  • сроки корректировки ошибок;
  • отраслевой рейтинг;
  • объем предоставляемых основных и дополнительных услуг;
  • способы общения и обмена информацией;
  • количество нареканий (позитивных отзывов) со стороны обслуживаемых организаций;
  • качество предоставленных пробных услуг;
  • способы страхования рисков, возникающих при некачественном оказании услуг;
  • наличие (отсутствие) судебных исков.

Юрий Наймушин | Руководитель отдела аудита и сопутствующих услуг аудиторской компании «Знать», Санкт-Петербург
  • есть ли в компании необходимый штат профессиональных бухгалтеров;
  • какова загрузка сотрудника аутсорсинговой компании, отвечающего за Ваш бухучет (если в портфеле специалиста Ваша компания будет пятой, шестой, седьмой, это обязательно скажется на качестве услуг);
  • посещают ли бухгалтеры семинары, посвященные изменениям в законодательстве о бухгалтерском учете и налогообложении;
  • насколько быстро специалист, ответственный за Ваш бухучет, сможет среагировать на изменения условий хозяйствования (какими средствами коммуникации он располагает, полный ли день работает);
  • предусмотрены ли регулярные сверки по налогам и взносам;
  • соответствует ли уровень ответственности аутсорсинговой фирмы стоимости договора на бухгалтерское обслуживание.

Екатерина Дианова специально для журнала "Генеральный директор"

О компании

Новости
Наши клиенты
А вы знаете что...
Особое значение для успеха предприятия имеет решительность. Компания, располагающая меньшими средствами и меньшей долей рынка, нередко способна победить более мощного конкурента, если ее сотрудники действительно верят в свои возможности. Позиция работников часто является главным фактором успеха.
Телефон: +7(499) 579-30-40                                 Оставить заявку на подбор персонала
© 2003-2012 Виват Персонал